Colocar uma empresa nos trilhos e se destacar no mercado, muitas vezes competitivo, demanda muita dedicação e cumprimento de prazos e obrigações. Entre as principais regras é entender o que é, como e quem deve emitir nota fiscal eletrônica.
A partir de um controle profundo sobre as notas fiscais, é possível diminuir gastos e possíveis erros, gerando melhores resultados e receitas. Ou seja, poder investir em novas tecnologias ou rendas, como entender o preço do bitcoin e realizar investimentos.
Pensando nisso, preparamos o conteúdo a seguir com tudo o que você precisa saber sobre o que é e quem deve emitir nota fiscal eletrônica. Entenda os benefícios e o passo a passo para a emissão.
Quem deve emitir nota fiscal eletrônica: o que é?
Antes de saber quem deve emitir nota fiscal eletrônica, é importante saber do que ela se trata. De modo geral, uma nota fiscal é um documento que tem o objetivo de registrar a venda de um produto ou a prestação de um serviço.
Ou seja, uma garantia jurídica tanto para as empresas quanto para os clientes para posteriores reclamações, como pagamentos e garantias. Sua emissão é obrigatória em todas as transações, para realização completa dos impostos devidos.
Além de uma obrigação legal para as empresas, a emissão da nota fiscal é uma ótima maneira de controlar a entrada e saída de produtos, dos impostos e fluxo de caixa. Por isso, é uma prova muito utilizada para auditorias e fiscalizações.
Já para os consumidores, a nota fiscal eletrônica serve como o comprovante da compra, sendo útil para solicitação de troca, reparos e devoluções. Além disso, pode servir como documento para dedução no Imposto de Renda.
Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
Agora que você já sabe o que é uma nota fiscal eletrônica é importante saber quem deve emiti-la. De modo geral, todas as empresas devem emitir a nota fiscal, eletrônica ou física em cima de todas as operações.
Portanto, é uma tarefa recorrente para microempreendedores individuais (MEIs), para o microempreendedor (ME) e para as empresas em geral. Entretanto, os MEIs estão isentos dessa obrigação quando o consumidor for uma pessoa física.
4 benefícios de saber quem deve emitir nota fiscal eletrônica
1- Redução de custos
Certamente uma das principais vantagens de saber como e quem deve emitir nota fiscal eletrônica é reduzir os custos, como gastos com papéis e impressões. Além disso, diminui a necessidade de armários e gavetas para armazenamento e gastos com envios.
Essa economia proporciona uma melhor otimização dos recursos, podendo aplicar em novas tecnologias e desenvolvimento da produção. Além de ajudar a diminuir o impacto ao meio ambiente, diminuindo a quantidade de lixo.
2- Maior segurança e organização
Outro benefício da nota fiscal eletrônica é a maior segurança para ambas as partes, afinal as notas fiscais manuais eram mais suscetíveis a erros. Além disso, permite uma maior integração e organização em sistemas, facilitando controle fiscal e diminuindo sonegação.
A partir de alguns cliques as empresas podem acessar de qualquer lugar um tipo de nota fiscal eletrônica desejado, agilizando processos de troca, devoluções e garantias. Com isso, oferecer um serviço muito mais confiável e atrativo aos clientes.
3- Mais praticidade
Com a nota fiscal eletrônica é possível realizar uma emissão muito mais rápida, assim como o envio. Portanto, ao realizar uma compra, rapidamente a empresa pode enviar ao e-mail do comprador uma nota fiscal, garantindo uma segurança por toda a compra.
Além disso, oferece praticidade para o consumidor, que passa a poder acessar suas notas com a palma da mão, de qualquer lugar e a qualquer momento. De modo geral, é uma das alternativas mais utilizadas pelas empresas atualmente.
4- Melhor controle fiscal e financeiro
Por fim, a NF-e também é extremamente benéfica para um melhor controle financeiro por parte da empresa. Afinal, consegue desenvolver um processo capaz de organizar todas as transações realizadas no mês, no trimestre ou no ano.
A partir de uma rápida pesquisa é possível encontrar os tributos cobrados, a quantidade de vendas, os valores das operações e todos os dados devidos. Com isso, agiliza o controle fiscal e de pagamentos.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
1- Definir qual tipo de nota que será emitido
O primeiro passo para a emissão de uma nota fiscal eletrônica é definir qual tipo de nota será feita. De modo geral, elas podem ser de produto, serviço ou consumidor.
A primeira é referente a bens e mercadorias, com as que recebemos ao comprar roupas e acessórios.
Já o segundo tipo, a nota fiscal eletrônica de serviço é referente a comprovantes relacionados a serviços prestados. A nota fiscal de consumidor é a que não possui identificação do comprador, geralmente usada no varejo.
2- Certificado digital
O segundo passo é garantir que as notas fiscais eletrônicas possam ter validade jurídica, para isso, é fundamental um certificado digital. Ou seja, uma espécie de assinatura que permite a realização de transações.
Para obter o certificado digital você deve entrar em contato com uma Autoridade Certificadora, que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
A vantagem do certificado NF-e é que as notas podem ser emitidas de maneira prática e por qualquer colaborador.
3- Faça o cadastro fiscal junto ao governo e escolha a plataforma
O terceiro e último passo para começar a emitir a nota fiscal eletrônica é fazer um cadastro fiscal junto ao governo, para obter a autorização necessária. Com o cadastro feito, basta selecionar a melhor plataforma para sua empresa.
Ou seja, a partir da plataforma e com todas as obrigações em mãos seu negócio pode começar a realizar as mais variadas transações financeiras.
Conclusão
Com todas as informações apresentadas no texto, é possível entender o que é e quem deve emitir nota fiscal eletrônica. Além disso, os benefícios dessa iniciativa, como redução de custos, praticidade, maior segurança e controle fiscal.
De modo geral, a nota fiscal, eletrônica ou impressa, é a melhor forma de comprovar as transações realizadas, para ambas as partes interessadas. Sendo essencial para futuras negociações, como trocas, devoluções e garantias.
Para facilitar a vida do empreendedor, você também pode utilizar uma plataforma, muitas com inteligência artificial, para emissão automática de suas notas fiscais e não ter que se preocupar com as emissões individuais.Para escolher a plataforma, basta buscar no Google sobre as melhores opções disponíveis. Levando em conta os avanços na otimização de sites (SEO), os primeiros resultados podem trazer diversos sistemas que podem ajudar você na sua gestão de notas fiscais.